Consultazione e distribuzione

Il materiale presente nelle sale di lettura è solitamente a scaffale aperto: l’utente può prendere in autonomia i volumi senza dover registrare la richiesta tramite il sistema informatico Ermes oppure chiedere al personale di sala di reperire il materiale.
Tale materiale è generalmente identificato dalla collocazione che inizia con la lettera S. ovvero Sala. Ad esempio S.ART Sala Arte, S.UMA Sala umanistica, etc.
Si invita sempre a controllare l’OPAC della Biblioteca per conoscere l’esatta collocazione del materiale: il sistema Ermes indicherà se il materiale si trova direttamente in una sala di lettura o nei magazzini.
Procedure diverse possono essere adottate nelle sale riservate.

La maggior parte delle collezioni si trova nei depositi librari interni.
L’utente deve richiedere tale materiale tramite il sistema informatico Ermes, negli orari di distribuzione.
Si potrà richiedere fino a 4 monografie moderne contemporaneamente.
Per i materiali antichi e di pregio, il limite sarà di 3 richieste in contemporanea.
Per quanto riguarda i periodici, si potrà noltrare fino a 2 richieste di periodici, con un massimo di 12 volumi per singola annata. Il numero massino di volumi di periodici giornalieri è di 24 volumi.
Per informazioni sugli orari di distribuzione consultare gli Orari di distribuzione

È attivo anche un servizio online di prenotazione da remoto del materiale. Per accedervi consulta la pagina Servizi online Ermes

Alcune tipologie di materiali sono conservate in magazzini esterni

Per ciascuna tipologia il personale nelle sale di lettura indicherà all utente le modalità di richiesta da seguire.

La disciplina vigente sui documenti d’archivio ai fini di studio e ricerca prevede alcune restrizioni.  Precauzioni che risultano necessarie per accordare il principio della libertà di ricerca con la tutela della riservatezza dei dati personali.

Per quanto riguarda la consultazione dei documenti privati, memorie, autografi e archivi si applica la normativa regolata dagli artt. 122-127 del Decreto Legislativo 42/2004 “Codice dei beni culturali e del paesaggio”.

I documenti sono liberamente consultabili ad eccezione di:

• i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
• i documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
• i documenti contenenti dati personali così detti sensibilissimi (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
• i documenti contenenti dati giudiziari, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.

I  soggetti privati che depositano, donano o vendono propri archivi all’istituzione hanno la facoltà di fissare condizioni più strette per la loro consultazione, escludendone in tutto o in parte i documenti risalenti agli ultimi 70 anni.

Inoltre quando si trattano dati personali utenti e conservatori si devono attenere alle norme contenute nelle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018, “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019).